Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO

SanoTec Medizintechnik GmbH
Passauerstraße 49 Rgb., 81369 München
Vertreten durch die Geschäftsführer Doris Gruber und Bernhard Greiner
Telefon: +49 (0) 89 45 35 25 300 · E-Mail: info@sanotec.eu

Datenschutzbeauftragter

Herr Jeremy Günter
E-Mail: dsb@sanotec.eu

2. Grundsätzliches

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung dieser Website, zur Beantwortung Ihrer Anfragen und zur Erfüllung unserer Aufgaben als Anbieter medizintechnischer Hilfsmittel erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben.

Ein Teil der Daten, die wir verarbeiten, sind Gesundheitsdaten im Sinne des Art. 9 DSGVO. Diese unterliegen einem besonderen Schutz. Wo wir solche Daten verarbeiten, ist dies im Folgenden ausdrücklich benannt.

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird bei der STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, gehostet. Die Server stehen in Deutschland. Mit STRATO besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf unserer Seiten werden automatisch Informationen erfasst, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browsertyp und Betriebssystem. Diese Daten dienen ausschließlich der technischen Bereitstellung und Sicherheit der Website. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen oder eine Auswertung zu Marketingzwecken findet nicht statt.

Die Zugriffsprotokolle werden für die Dauer von sechs Wochen, Fehlerprotokolle für die Dauer von fünf Tagen gespeichert und anschließend automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb dieser Website.

4. Cookies, Schriftarten und eingebundene Inhalte

Diese Website setzt selbst keine Cookies und speichert keine Informationen in Ihrem Browser.

Die verwendeten Schriftarten sind lokal auf unserem Server gespeichert und werden von dort geladen. Beim Aufruf unserer Seiten findet dadurch keine Verbindung zu Servern von Schriftarten-Anbietern (z. B. Google Fonts) statt.

Auf den Seiten „Kontakt", „Rezept einreichen" und „Umfragebogen" ist ein Formular des Dienstes Jotform eingebunden. Beim Laden dieser Formulare wird eine Verbindung zu den Servern von Jotform hergestellt und dabei Ihre IP-Adresse an Jotform übermittelt. Beim Absenden eines Formulars speichert Jotform die IP-Adresse technisch bedingt zusammen mit der jeweiligen Einsendung; sie wird mit der Einsendung gelöscht. Wir werten die IP-Adresse nicht aus. Jotform setzt dabei ein technisch notwendiges Cookie, das für die Bereitstellung und Übermittlung des Formulars erforderlich ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Näheres zu Jotform finden Sie in Abschnitt 6.

Werbe- oder Trackingdienste setzen wir nicht ein. Eine Reichweitenmessung findet nicht statt.

5. Kontaktaufnahme

Kontaktformular. Auf der Seite „Kontakt" können Sie uns über ein Formular erreichen. Erhoben werden Name, Telefonnummer sowie optional E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht; technisch bedingt speichert Jotform außerdem Ihre IP-Adresse. Das Formular wird über den Dienst Jotform bereitgestellt (EU-Rechenzentrum Frankfurt, Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Die Angaben werden an uns übermittelt und zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert. Im Formularsystem werden Kontaktanfragen spätestens nach 90 Tagen automatisiert gelöscht.

E-Mail, Telefon und Telefax. Wenn Sie uns auf diesen Wegen kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihres Anliegens.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage der Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrages dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Beantwortung von Anfragen.

Wir löschen diese Daten, sobald Ihr Anliegen abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Einreichung ärztlicher Verordnungen

Auf der Seite „Rezept einreichen" können Sie uns Ihre ärztliche Verordnung übermitteln. Weil dabei Gesundheitsdaten verarbeitet werden, beschreiben wir diesen Vorgang ausführlich.

Welche Daten verarbeitet werden
Vor- und Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, freiwillige Angaben in der Nachricht sowie die von Ihnen hochgeladene Datei — in der Regel ein Foto oder Scan Ihrer ärztlichen Verordnung. Diese enthält typischerweise Diagnose, verordnetes Hilfsmittel, Operationsdatum und Angaben zu Ihrer Versicherung. Technisch bedingt speichert Jotform außerdem Ihre IP-Adresse; sie wird zusammen mit der Einsendung gelöscht.

Zu welchem Zweck
Prüfung Ihrer Verordnung, Beantragung der Kostenübernahme bei Ihrer Krankenkasse, Terminabstimmung sowie Lieferung und Einweisung in das Therapiegerät.

Rechtsgrundlage
Ihre ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie im Formular erteilen. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Für die anschließende Versorgung gilt zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG.

Eingesetzter Dienstleister
Für das Formular nutzen wir den Dienst Jotform der Jotform Inc., 111 Pine Street, San Francisco, CA 94111, USA. Für unser Konto ist das EU-Rechenzentrum aktiviert: Alle Formulardaten und hochgeladenen Dateien werden ausschließlich auf Servern in Frankfurt am Main, Deutschland gespeichert. Mit Jotform besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Da es sich um ein US-Unternehmen handelt, ist ein Zugriff aus einem Drittland nicht vollständig auszuschließen; die Übermittlung ist durch Standardvertragsklauseln abgesichert.

Schutz Ihrer Datei
Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS). Hochgeladene Dateien sind nicht öffentlich abrufbar: Sie können nur nach Anmeldung im geschützten Bereich durch berechtigte Mitarbeitende von SanoTec eingesehen werden. In der internen Benachrichtigung wird die Datei nicht als Anhang versendet.

Speicherdauer
Eingereichte Verordnungen werden nach Abschluss des Vorgangs aus dem Formularsystem gelöscht, spätestens jedoch nach 90 Tagen automatisiert. Soweit wir Unterlagen aus abrechnungs-, handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahren müssen, geschieht dies getrennt und ausschließlich zu diesem Zweck.

Freiwilligkeit
Die Nutzung des Formulars ist freiwillig. Sie können uns Ihre Verordnung ebenso per Post oder Telefax zukommen lassen oder uns telefonisch kontaktieren. Ihnen entstehen dadurch keine Nachteile.

7. Umfragebogen zur Versorgung

Über die Seite „Umfragebogen" bitten wir Patientinnen und Patienten nach Abschluss der Versorgung um eine Bewertung. Gefragt wird nach der Beratung und Einweisung durch unsere Mitarbeitenden, nach dem Therapiegerät und seiner Handhabung, nach der Nutzungshäufigkeit sowie nach der Einschätzung des Heilungsverlaufs. Ein freies Textfeld ist optional.

Wir fragen weder Namen noch Kontaktdaten ab. Technisch bedingt speichert Jotform bei jeder Übermittlung die IP-Adresse; diese werten wir nicht aus und nutzen sie nicht, um Antworten einer Person zuzuordnen. Bitte machen Sie im freien Textfeld keine Angaben, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen.

Die Antworten nutzen wir ausschließlich zur Qualitätssicherung und Verbesserung unserer Versorgung, auch im Rahmen unseres Qualitätsmanagements nach ISO 13485. Die Teilnahme ist freiwillig. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Qualitätssicherung und Verbesserung unserer Versorgungsleistungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit Angaben zum Heilungsverlauf im Einzelfall doch einer Person zugeordnet werden können, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG, da die Qualitätssicherung Teil unserer Versorgung im Gesundheitsbereich ist. Sie können der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Da wir die Antworten keiner Person zuordnen, können wir einzelne Antworten in der Regel nicht nachträglich heraussuchen, ändern oder löschen (Art. 11 DSGVO). Das Formular wird über den Dienst Jotform bereitgestellt (siehe Abschnitt 6).

Die Antworten werden einschließlich der IP-Adresse nach 12 Monaten automatisiert aus dem Formularsystem gelöscht und anschließend innerhalb von 30 Tagen endgültig entfernt. Zusammengefasste Auswertungen ohne Personenbezug können wir darüber hinaus aufbewahren.

8. Versorgung mit Therapiegeräten

Werden Sie unser Kunde beziehungsweise unsere Patientin oder unser Patient, verarbeiten wir darüber hinaus Stammdaten, Kontaktdaten, Versicherungsdaten, Angaben zur Verordnung sowie zur Lieferung und Rückholung des Gerätes.

Rechtsgrundlage sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG (Versorgung im Gesundheitsbereich) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit wir gesetzlichen Pflichten unterliegen.

Wir übermitteln Daten, soweit erforderlich, an Ihre Krankenkasse oder Ihren Kostenträger, an Abrechnungsdienstleister, an die verordnende Praxis sowie an Transportdienstleister für die Auslieferung. Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nicht.

9. Bewerbungen

Über die Seite „Karriere" können Sie sich bei uns per E-Mail an bewerbung@sanotec.eu bewerben. Wir verarbeiten Ihre Bewerbungsunterlagen ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Nach Abschluss des Verfahrens löschen wir Ihre Unterlagen spätestens nach sechs Monaten, es sei denn, Sie haben einer längeren Speicherung ausdrücklich zugestimmt oder es kommt zu einer Einstellung.

10. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Anschließend werden sie gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen — insbesondere zehn Jahre nach §§ 147 AO, 257 HGB für buchhaltungsrelevante Unterlagen und sechs Jahre für Handelsbriefe. Für die Dokumentation der Geräteversorgung gelten die Fristen der Medizinprodukte-Betreiberverordnung.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie ein Widerspruchsrecht gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO).

Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — formlos per E-Mail an info@sanotec.eu.

13. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach

14. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation und unberechtigten Zugriff zu schützen. Die Website wird ausschließlich verschlüsselt über TLS ausgeliefert. Der Zugriff auf eingereichte Verordnungen ist auf berechtigte Mitarbeitende beschränkt.

15. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich unsere Website oder die eingesetzten Dienste ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: September 2026